Справочная информация

О программе "Архивный Фонд-веб"

Предисловие

Данное руководство описывает Информационно-поисковую систему (ИПС) «Архивный фонд-веб», цели, поставленные перед ней, её назначение, особенности и перспективы. Также в этом руководстве будут раскрыты способы использования и применения этой системы.

Описание

ИПС «Архивный фонд-веб» является реализацией цифрового архива, созданного на основе базы данных (БД) «Архивный фонд 3». Помимо структур данных и функций, имеющихся в БД «АФ3» ИПС «АФ-веб» расширена функциями цифрового архива: возможностью использования цифровых образов документов Архивного фонда Российской Федерации, а также значительно расширена другими возможностями, необходимыми для работы архива.

Возможности

ИПС «АФ-веб» с помощью современного веб-интерфейса предоставляет доступ к базе данных, унаследованной от БД «АФ3» и расширенной новыми структурами. Доступ представляет из себя возможность навигации по разделам «Фонд», «Опись», «Дело», «Топография», «Переименование фонда», «Документы по личному составу фонда», «Документы по награждениям» и «Цифровой образ документа» (работу модуля цифровых образов можно посмотреть на примере личного дела изобретателя Полумордвинова. Ф. Р-6684. Оп. 2. Д.75.).

Помимо навигации, имеется возможность полнотекстового поиска  по ключевым словам по всем категориям БД с наглядным представлением результатов. На данный момент эта возможность реализована не полностью.

Реализует высококачественный НСА. ИПС имеет возможность связывать любую категорию БД с «Единым классификатором документной информации» (ЕКДИ). На данный момент эта возможность реализована в разделе «Документы по награждениям». Связь с ЕДКИ даёт дополнительную возможность навигации и поиска необходимых документов.

ИПС является многопользовательской.

Создает возможность удаленной работы пользователей архивной информации. Ориентирована на работу в сети интернет.

Позволяет создание любых отчётов по заданным параметрам.

Имеет возможность конвертации в оригинальный формат АФ3 и АФ4.

Значительно повышает эффективность работы архивистов.

Цели

Целью системы «АФ-веб» является решение проблемы создания и упорядочивания цифрового архива и удаленного доступа к материалам Архивного Фонда. Данная система является альтернативой коммерческим решениям, предлагаемым на рынке различными корпорациями. Помимо этого, данная система открывает для архивной отрасли новые перспективы использования и разработки ИПС на основе открытого программного обеспечения, что позволит снизить затраты и значительно увеличить время жизни ИПС.

Преимущества

Рассматривать преимущества ИПС «АФ-веб» следует в сравнении с системами "АФ3" и "АФ4", а также с системами, предлагаемыми на рынке коммерческого программного обеспечения.

Главным преимуществом является стоимость внедрения ИПС и длительный жизненный цикл ее работы. Это обусловлено тем, что для работы ИПС применяется только некомерческое программное обеспечение с открытым исходным кодом. Использование открытого программного обеспечения позволило не только снизить стоимость внедрения, но и дало наибольшую гибкость при проектировании системы, гарантию долгосрочной ее работы и исправления любых ошибок и добавления новых функций.

Следующим преимуществом ИПС «АФ-веб» является использование веб-технологий для создания интерфейса пользователя к системе. Это также позволяет снизить расходы на внедрение, сопровождение и обучение использованию ИПС. Использование веб-интерфейс автоматически создаёт систему, расчитанную на использование в сети Интернет, что является решением задачи создания электронного архива и виртуального офиса государственных архивов в сети Интренет.

Перспективы

Создание надёжной, полнофункциональной и универсальной системы электронного архива с возможностью поиска и доступа к любому образу цифрового документа.

Объединение разрозненных БД архивов в единую ИПС с универсальными средствами управления, контроля и доступа, с целью увеличения эффективности труда архивистов при выполнении возложенных на них государством обязательств при исполнении запросов пользователей.

Объединение БД архивов области в единую ИПС с целью предоставления удобного и современного способа доступа к информации, находящейся в архивах

Примеры

Представленные ниже ссылки являются демонстрацией возможности ИПС «Архивный фонд-веб»:

Список фондов — навигация по списку фондов, обзор топографии, доступ к описям

Информация о фонде — доступ к реквизитам и другим данным фонда, инструмент добавления новой описи

Список описей — навигация по спискам описей, сведения о количестве единиц хранения, последней дате проверки описи и др.

Информация об описи — доступ к реквизитам и другим данным описи, инструмент добавления нового дела

Список дел — навигация по спискам дел, сведения о количестве листов, крайние даты дела и пр.

Информация о деле — доступ к реквизитам и другим данным дела, инструмент добавления цифровых документов, информации по награждениям

Список наград — навигация по спискам документов о награждении

Список цифровых образов — доступ к списку цифровых образов документов дела: номер листа, размер файла образа, формат, описание листа, ссылка на файл цифрового образа

Паспорт архива — генерация паспорта архива на основании паспорта БД "АФ3"

Резервные копии — функции создания и восстановления базы данных из  резервных копий

Статистика — генерация отчёта о состоянии базы данных

Топография — схема размещения документов в первом хранилище

Личный состав — документы по личному составу на примере фонда П- 1 «Вятский губком ВКП(б)»

Документы по награждениям — документы по «Документы по награждению за отличия в труде»

 

правка